Otel Yönetim Sistemleri Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Bir otel PMS’i, ön büro ve ofisin birçok temel işlevini tek bir otel yazılım sisteminde birleştirir. Oteliniz için doğru PMS sistemini bulmak büyük bir zorluktur, öncelikle bir otel PMS'sinin tam olarak ne olduğuna beraber bakalım.


Otel işletmecileri; rezervasyonları, müsaitliği, ödemeleri ve raporlamayı tek bir merkezi satış noktasında koordine ederek, otel operasyonlarının gerçek zamanlı talebini ve performansını daha iyi kavrayabilir. Bu nedenle bir PMS seçmek, bir otelcinin yaptığı en dikkatli seçimlerden biri olmalıdır.


Tek bir otel yazılımı kullanacaksanız, o PMS olmalıdır. PMS , düzinelerce satış noktası olan devasa bir tatil beldesinde olsanız da, işletmenizin işlemlerini kolaylaştıran temel işletim sistemidir. Sonuç olarak, seçtiğiniz PMS yazılımı, işinizi yürütmek için kullanacağınız diğer tüm sistemleri de belirler.


Konaklama endüstrisi için bir otel yönetim sistemini değerlendirirken bilmeniz gereken şey budur.


Otel Yönetim Sistemi (PMS) Nedir?

Otel yönetim sistemi, otel sahiplerinin ve ön büro çalışanlarının rezervasyonları, online rezervasyon müsaitliğini, ödemeleri ve raporlamayı tek bir merkezi yerde koordine ederek işlerini yönetmek için kullanılan bir otel yönetimi yazılım paketidir. Otel PMS , bir otel işletmesindeki ön büro personeli ve misafir hizmetleri için, misafirlerin check-in ve check-out işlemlerini yapmak, oda müsaitliğini görmek, mevcut rezervasyonlarda ayarlamalar yapmak ve hatta temizlik veya bakım planlamaları gibi işlemleri kolaylaştırır. 

Otelciler, merkezi bir sistemle işlerini yürütmek için ihtiyaç duydukları temel metrikleri (ör. ortalama günlük ücret, doluluk ve RevPAR) daha iyi yönetebilir ve izleyebilir.


Bir otel PMS'sinin yapabileceği şeylerden bazıları şunlardır:


*Misafir check-in ve check-out işlemleri

*Oda müsaitlik durumları

*Rezervasyon yönetimi (hem OTA hem de doğrudan rezervasyonlar)

*Ücret yönetimi

*Faturalandırma ve zamanlama

*Kat hizmetleri/bakım

*Kanal yönetimi (ör. Expedia, GDS vb. Rezervasyon kanalları)

*Check-in kiosku

*Ödeme işlemleri

 

Kullanıcı Dostu Sezgisel Arayüz

Bir PMS seçerken en önemli iki kriter tasarım tabanlıdır. Sezgisel bir arayüz ve okunması kolay bir gösterge panosu, çalışanların benimsemesini teşvik etmede, eğitim süresini azaltmada ve genel olarak kendinizin ve ekibinizin çalışma yaşamlarını iyileştirmede etkili olacaktır. İstediğiniz son şey, çirkin veya kullanımı zor olduğu için belirli bir yazılım aracını kullanmaktaki isteksizliktir.


Arayüze ek olarak, Protel PMS bir mobil cihazdan veya akıllı telefondan uzaktan otel yönetimi sunduğundan, özelleştirilebilir bir gösterge panosu gerçek zamanlı yardımcınız olur. Tek bir otelin en önemli metriklerini yansıtacak şekilde ayarlanabilen merkezi bir gösterge panosuna sahip olmak son derece değerlidir. Bu, yalnızca yönetim için kişiselleştirilebilir veya motive edici bir araç olarak ekip içinde paylaşılabilir.


Harika bir PMS, ekibinizin kullanmak isteyeceği bir PMS'dir. “İyi” tasarım gözde olduğundan, size anlamlı gelen bir arayüz ile işlevselliği dengeleyen bir Protel Pms için bize ulaşın.


Siber güvenlik

Otel yönetimi yazılımı, otelin merkezinde yer alır. Yazılımın kendisi, tüm üçüncü taraf entegrasyonlarıyla birlikte güvenli olmalıdır. İşte sağlam güvenliğin bazı yönleri:


*GDPR uyumlu kişisel veri depolama

*PCI-DSS uyumlu işleme ve kart depolama

*Arıza süresi riskini azaltmak için sunucuların coğrafi çeşitliliği

*Tüm verilerin banka düzeyinde şifrelenmesi


Protel şirket içi PMS sunucusu sağlam kullanıcı erişim kontrollerine sahiptir. Misafir gizliliğini ve ödeme işleme güvenliğini korumak için, hassas misafir bilgilerine erişim kısıtlanmalıdır. Herhangi bir olası yetkisiz kullanıcı erişimini izlemek için bir denetim izi de mevcuttur.


Veri ihlallerinin günlük manşetlere çıktığı bir dünyada, satıcıların zayıf güvenlik uygulamaları büyük bir sorumluluk olabilir. Pms seçerken sorular sorun, zayıflığı araştırın ve bu satıcıya kendi markanızın itibarı için bir vekil olarak güvenip güvenmediğinizi belirleyin.


Proses otomasyonu

PMS’in işinize göre şekillenmesi gerekir. Modern bir otel yönetimi çözümü, misafir beklentileriyle birlikte gelişmelidir. Eski yazılımlara takılıp kaldığınızda, günün perakendecilik ve otel yönetimi trendlerine uyum sağlayabilmenizi sınırlar. En kötü durum senaryosu, operasyonların yazılım tarafından yetkilendirilmek yerine sınırlandırılmasıdır.


Bunun harika bir örneği, tekrarlayan görevleri otomatikleştirme yeteneğidir. Modern, bulut tabanlı PMS, belirli ofis görevlerini (daha önce bahsettiğimiz raporlama gibi) otomatikleştirme yeteneğine sahiptir. Bir misafirin check-out yaptığında kat hizmetlerine otomatik olarak haber vermek kadar basit bir şey bile, operasyonel verimlilik üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.


Sistem entegrasyonları

Kanal yöneticilerinden ve gelir yönetiminden iş zekasına, CRS'ye, rezervasyon motoruna ve otel CRM'ler (ve satıcılar) en deneyimli otelcileri bile tüketir. Otel teknolojisi çözümlerinin çokluğu göz önüne alındığında, entegrasyon kolaylığı birçok otelci için en önemli konulardan biridir.


Doğru PMS, mevcut teknoloji yığınınızla uyumlu olandır. Gerekli entegrasyonlar olmadan bir PMS, işlevlerini doğru bir şekilde yerine getiremez. Ayrıca personelin üretkenliğini engelleyebilir ve misafir deneyimine kadar inebilir. Örneğin personel, rezervasyon detaylarını kanal yönetim yazılımından manuel olarak çekip tesis yönetim sistemine koymak zorunda kalırsa, misafirlerinizi etkileyen hatalar ortaya çıkacaktır.


Özel entegrasyonlar eklemek pahalı, karmaşık ve zaman alıcı olabilir. Kutudan çıktığı gibi tüm kritik görev yazılımlarıyla entegre olan bir PMS'yi hedefleyin.


Raporlama ve analitik

Entegrasyonların bu kadar önemli olmasının nedenlerinden biri, zayıf şekilde entegre edilmiş bir PMS'nin düzgün raporlamayı engellemesidir. Elbette, sistem içinden raporlar alabilirsiniz, ancak manuel raporların alınması için harcanan zamanı azaltmalısınız.


Kolaylaştırılmış raporlama, yönetimin daha acil öncelikler üzerinde zaman harcamasına olanak tanır. Tüm otelcilerin bildiği gibi, gün içindeki zaman hiçbir zaman yeterli değil. Gelir getirici faaliyetlere odaklanabilmeniz için raporlamayı basit ve anlaşılır hale getiren bir PMS gereklidir.


Otel Yönetim Sistemi Maliyeti Ne Kadardır?

PMS seçimi söz konusu olduğunda bütçe kesinlikle önemlidir ancak ilk kriter olmamalıdır. Potansiyel çözümleri işlevselliğe göre değerlendirmek, önce belirlemek ve sonra fiyatlandırmak çok daha etkilidir. Daha pahalı çözümün daha fazla işlevsellik ve artan gelir için artan fırsatlar sağladığını görebilirsiniz. Çoğu zaman, çözümler beklenmedik şekillerde ödenenden daha fazlasını sağlar.


Fiyatlandırma ile ilgili genel kural, artık bir temel bir kuralın olmamasısıdır. Özel entegrasyonlar maliyeti artırabilir. Farklı iş modellerine sahip satıcıları karşılaştırmak için kendi oda fiyatınızı hesaplamanızı öneririz.


Fiyatlandırmada gizli bir faktör de var: Müşteri hizmetleri. Bir satıcı, güvenilir bir destek olmadan cazip bir fiyat yönetiyorsa, genellikle küçük tasarruflara değmez. Kaçınılmaz olarak, sistemler çöker ve genellikle kesinti yoğun kullanım sırasında gerçekleşir. Kısa vadeli tasarrufların takası, uzun vadeli itibar hasarına, personel stresine ve zayıf müşteri hizmetleri ve kesinti süresine bağlı olarak kaçırılan gelir fırsatlarına değmeyebilir.


En iyi uygulama, hala güçlü bir müşteri ilişkisini sürdüren, yeterli ölçeğe ve pazar çekişine sahip, müşteri odaklı bir satıcı bulmaktır.


Tüm bunları karşılayabilecek Protel Pms çözümleri için bize ulaşın.