Otel ön büro sistemleri yardımıyla ön büro görevlerini basitleştirebileceğinizi biliyor muydunuz? Beş yıldızlı otellerden butik otellere kadar otel ön büro sistemi, otel işletmecilerinin işlerinin daha sorunsuz yürümesine yardımcı olacak temel bir unsur.
Modern çağda modern teknolojiyi kullanmak, iş hayatında da günceli yakalamak için iyi bir adımdır. Bir otelin ön bürosu pek çok farklı görevi üstlenir ve bunların çoğu misafirlerin tatmin edici bir deneyim yaşamasını sağlamak için kritik öneme sahiptir. İşte bu noktada otel ön büro sisteminin yardımı oldukça kritiktir. İşte bilmeniz gereken her şey.
Otel Ön Büro Sistemi Nedir?
Otelciler, bir ön büro sistemi kullanarak normal operasyonlarının çoğunu otomatikleştirebilirler. Bu sistem rezervasyonları, ödemeleri, giriş, çıkış, fiyatlandırma, müsaitlik durumu, misafirlerle iletişim ve temizlik işlemlerini yönetir. Verimliliği artırmak ve diğer önemli görevlere zaman kazandırmak amacıyla sıkıcı günlük görevleri ve diğer manuel işlemleri otomatikleştirir.
Otel ön büro sistemi (Mülk Yönetim Sistemi PMS)
Grand View Research'ün yeni bir tahmin analizine göre, otel mülk yönetimi yazılımı için dünya çapındaki pazarın büyüklüğü 2028 yılına kadar %7,4 CAGR oranında artacak. Bu nedenle, küçük otellerin de PMS hakkında bilgili olması gerekiyor.
Otel Ön Büro Sistemlerinin 7 Temel Fonksiyonu
Otel ön büro sistemleri birçok amaca hizmet eder ve hepsi ön büro işlemlerini sizin için kolaylaştırmak içindir.
1. Misafir Giriş/Çıkış İşlemleri
Misafirlerin kusursuz ve etkili bir varış ve ayrılış deneyimi yaşaması için bu özellik şarttır. Kayıt prosedürünü yönetmeyi, anahtar kartları oluşturmayı ve oda müsaitlik durumunu anında güncellemeyi içerir.
2. Rezervasyon Yönetimi
Etkin misafir rezervasyon yönetimi, konaklama doluluğunun ve gelirinin artırılması açısından çok önemlidir. Ön büro personeli, oda müsaitliği, fiyatlandırma ve ziyaretçi tercihlerine ilişkin doğru verileri korurken sistemi kullanarak rezervasyon yapabilir, değiştirebilir ve iptal edebilir.
3. Misafir Profillerinin Korunması
Otel personeli, tam misafir profili yönetimine yönelik bir araç sayesinde kişisel bilgiler, iletişim bilgileri, özel istekler ve önceki konaklama geçmişi dahil olmak üzere misafir verilerini saklayabilir ve bunlara erişebilir. Bunu yaparak misafirlerinizin ihtiyaçlarına özel olarak uygun hizmetler verebilirsiniz.
4. Oda Durumu Güncellemeleri
Gerçek zamanlı oda durumu güncellemeleri, ön büro ve kat hizmetleri departmanları arasındaki verimli koordinasyon için gereklidir. Sistem, odanın doluluğu, temizliği ve kullanılabilirliği hakkında doğru bilgiler sağlayarak etkili oda yönetimi sağlar.
5. Faturalandırma
Verimli faturalandırma ve faturalama işlevselliği, otelin finansal süreçlerini kolaylaştırır. Sistem oda ücretlerini, ek hizmetleri, vergileri ve indirimleri doğru bir şekilde hesaplar ve misafirler için ayrıntılı faturalar oluşturur. Ayrıca sorunsuz ödeme işlemlerini de kolaylaştırır.
6. Raporlama ve Analitik
Otel operasyonları, performansı ve misafir memnuniyeti hakkında değerli bilgiler sağlayabilir. Sistem, doluluk oranları, gelir, varış ve ayrılış modelleri hakkında raporlar oluşturarak yöneticilerin verilere dayalı kararlar almasına ve operasyonları optimize etmesine olanak tanır.
7. Misafir İletişimi
Ön büro sistemi, misafirlerin istekleri, soruları veya hizmet ihtiyaçları için iletişimi kolaylaştırmak amacıyla mesajlaşma, uyarılar ve bildirimler gibi özellikler içerebilir.
Otel Ön Büro Sistemleri Çeşitleri
Aralarından seçim yapabileceğiniz iki tip otel ön büro sistemi/PMS vardır:
Tesis içi otel sistemi, otelcilerin yalnızca otel bünyesinde erişebildiği sistemleri ifade eder. Bunların genellikle otel bilgisayarlarına yüklenmesi ve otelin BT personeli tarafından yönetilmesi gerekir. Otel bünyesindeki ön büro sistemlerinin çoğunluğu lisanslıdır ve sıklıkla güncellenmesi gerekir; bu, yalnızca otelin mülkünde yapılabilir.
Bulut tabanlı otel ön büro sistemi, internete dayalı ve herhangi bir indirmeye ihtiyaç duymayan sistemi ifade eder. Bu, otel ön büro sistemi için otelciler arasında en popüler seçenektir çünkü internet bağlantısı olduğunda, her yerde ve her zaman erişilebilir. Misafirlerin online olarak daha rahat ödeme yapmasına ve giriş-çıkış işlemlerini daha hızlı tamamlamasına olanak sağlar.
Bahsedilen ön büro sistemleri hakkında daha fazla ayrıntılı bilgi almak için bize ulaşın.
1. Daha fazla verimlilik
Manuel görevler zor ve sıkıcı olabilir, bu da misafirlerin teknolojik açıdan daha gelişmiş bir tesiste kalmayı tercih etmelerine neden olabilir. Ön büro sisteminin yardımıyla personel, odaların durumunu hızlı bir şekilde doğrulayabiliyor ve check-in ve check-out işlemlerini tamamlayarak misafirlere tatillerinin tadını çıkarmak için daha fazla zaman tanıyor.
2. Daha az hata
Oda maliyetlerini manuel olarak hesaplamak ve kredi kartı bilgilerini girmek sadece zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda oteli hata riskine de sokar. Entegre bir ödeme işleme sistemi kullanıldığında hesaplamalar sizin için zaten tamamlanmıştır. Kredi kartı bilgileri ziyaretçinin profiline otomatik olarak yüklenir.
3. Daha iyi hizmet
Ön büro yazılımı, personelin daha kişiselleştirilmiş ve akılda kalıcı ziyaretçi deneyimleri sunmaya odaklanması için zaman kazandırır ve aynı zamanda zaman alıcı ve tekrarlanan işleri otomatikleştirerek otelin gelirini artırır.
4. Daha düşük maliyet
Oteller, bulut tabanlı bir PMS'ye geçiş yaparak hızla güncelliğini yitiren pahalı donanım ve yazılımlara çok fazla para harcamaktan kaçınabilir. Bunun yerine aylık üyelik ücreti ödeyerek maliyetleri diğer şirketlerle paylaşabilirler.
Protel bulut tabanlı PMS otel operasyonlarını nasıl dönüştürdü?
Otel Ön Büro Sistemi Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken İpuçları
1. Diğer Sistemlerle Entegrasyon Yeteneği
Otel ön büro sistemleri veya PMS'nin önemli bir özelliği diğer sistem veya kanallarla entegre olabilmesidir. PMS'nizi online rezervasyon motoru veya kanal yöneticisi gibi ek kanallarla entegre ettiğinizde, kolay iletişim ve operasyona olanak tanır. Birden fazla kanalı tek yerden yönetebilirsiniz.
Şirketinizi yönetmek için tamamen bulut tabanlı bir merkez oluşturmak amacıyla onu diğer programlarla birleştirebildiğinizde potansiyeli büyük ölçüde artar. Otellerin pazar lideri konumlarını korumaları için iki yönlü entegrasyon çok önemli bir araçtır.
2. Güvenlik Hususları
Her gün bir ön büro sistemi veya PMS kullanacaksınız, ancak çok az kişi bunun güvenliğini düşünmeyi hatırlıyor. Kaydettiğiniz tüm hassas misafir bilgilerini ve ihlalin etkilerini göz önünde bulundurun! Otelinizin operasyonları bile tehlikede olabilir. Otel ön büro sistem güvenliği hakkında hatırlanması gereken bazı şeyler:
*Şifre Yönetimi: Kırılması zor şifreler personelinizin hatırlaması ve koruması açısından kolay değilse, bir şifre yönetim aracı yükleyebilirsiniz.
*Güvenli Bir Ağ Kullanın: Bu sistemleri çalıştırmak için kullandığınız Wi-Fi ağını otel misafirinizle paylaşmayın. Herkese açık Wi-Fi ağı ve iş amacıyla kullandığınız özel ağınızı birleştirin. Ağın fabrikada ayarlanmış şifrelerini birkaç ayda bir değiştirmek için hatırlatıcılar ayarlayın ve bunları güçlü, güvenli şifrelerle değiştirdiğinizden emin olun.
*Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama: Çok faktörlü kimlik doğrulamanın (MFA) etkinleştirildiğinden emin olun. MFA, herhangi bir şeye erişim elde etmek için yalnızca tek bir kimlik biçimi gerektirmek yerine, kullanıcının ikinci bilgi parçasını onaylamasını gerektirir. Sonuç olarak daha güvenlidir ve hacklenme riski daha düşüktür.
*Erişimi Sınırlayın: Kullanıcı hakları sınırlandırılarak yalnızca verilere erişmesi gereken kişiler verileri görüntüleyebilir. Bu, kullanıcının kimlik bilgilerinin çalınması durumunda bilgisayar korsanının PMS'nize veya otelinizin dijital altyapısına genel erişime sahip olmasını önlemeye yardımcı olur. Sisteme kimlerin erişebildiğini takip etmek, bir şeylerin ters gitmesi durumunda da faydalıdır.
*Sağlayıcının Güvenlik Önceliği: Sağlayıcınıza, ürünlerini güvende tutmak için ne yaptıklarını sormak, otel yönetimi yazılımını değerlendirirken yapmaktan korkmamanız gereken bir şeydir. Güvenli ve emniyetli, yüksek kaliteli bir sistem aldığınızdan emin olmak sizin hakkınızdır. Kodlamaları, güncellemeleri ve tasarımları hakkında tüm merak ettiklerinizi bize sorun.
3. Eğitim ve Müşteri Hizmetleri
Personelinizin otel misafirlerine hizmet vermeye hazır olduğundan emin olmak için uygun eğitim gereklidir. Ön büro sistemlerine aşina olmayan yeni personel, sistemi yönetmeye erişmeden önce eğitime tabi tutulmalıdır; videolar izlemeli, bir demo hesabı kullanarak pratik yapmalı ve grup eğitimine veya web seminerlerine katılmalıdır. Protel PMS bu tür sistemlerde gezinme konusunda ayrıntılı eğitimler sunar.
Çalışanlarınızın müşteri hizmetleri konusunda da bilgili olduğundan emin olun. Otel misafirlerini resepsiyonda karşılarken onların memnuniyeti çok önemlidir. Müşteri hizmetleri, bir gülümsemeyle ayrılmalarını ve tekrar ziyaret etmelerini sağlamak için ön sıradadır. Personel, müşteri hizmetleri eğitim programlarına katılabilir ve bu, misafirlerle iletişim kurmaları gerektiğinde yardımcı olacaktır. Yüksek müşteri hizmetleri becerileri ve PMS konusunda yeterli eğitimi birleştiren personeliniz, otelin ön büro sistemini sorunsuz bir şekilde yönetecektir.
Otel sektörü, düzenli otel operasyonlarını otomatikleştirmek için yeni işlevlerin ve modüllerin sunulmasına yol açan sürekli teknolojik yenilikleri deneyimliyor. Otel ön büro sistemlerini hemen öğrenmeye başlayın ve avantajlarından yararlanın.
Seçtiğiniz sistemden otelinizin kazançlı çıkacağından emin olun. Karmaşık bir sistem yerine kullanımı kolay bir otel ön büro sistemi seçin. Üçüncü taraf uygulamaların entegrasyonunu sağlayan otel ön büro sistemlerine sahip olmak da önemlidir.
