Bir otel yönetim sistemi olan PMS; modern oteller için, rezervasyon, otel giriş çıkış, ön büro, faturalandırma hatta pazarlama ve raporlandırma gibi pek çok konuda işinizi kolaylaştıracak kullanışlı bir yazılımdır. Otel sahipleri ve personellerine çeşitli görevlerde yardımcı olur.
Piyasada çok fazla PMS yazılımı olduğundan, doğru kararı verebilmeniz için hangi özelliklerin en önemli olduğunu bilmek de önemlidir.
PMS Sistemi nedir?
Bir otel yönetim sistemi, otellere, tatil köylerine ve benzer mülklere günlük
görevler ve işlemlerde yardımcı olan bir otel yazılımı çözümüdür. Bunlar; rezervasyonlar, ödeme işleme, performans analizi ve envanter yönetimi gibi örneklerle birlikte yönetim ve idari görevleri de içerir.
Neden Her Otel Bir PMS Sistemine İhtiyaç Duyar?
Modern konaklama endüstrisi teknoloji odaklı olduğu için bir PMS otel yönetim sistemi, giderek daha önemli hale geliyor. Birden fazla kanaldan gelen rezervasyonlar, gelir yönetimi amacıyla fiyatların akıllıca ayarlanması gerektiği ve müşteri hizmetlerinin 7/24 çaba gerektirdiğini göz önüne alırsak iş yükü ve maliyeti azaltmak için PMS yazılımına sahip olmak, zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olacaktır.
İyi bir otel yönetim sistemi, otel personelinin evrak işlerini ortadan kaldırmasına ve önemli görevleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirmesine olanak tanır. Ek olarak, bir PMS sistemi oda boşluklarını, fazla ve yanlış yapılan rezervasyonları azaltmaya yardımcı olur.
Bir PMS Sisteminin En Önemli Özellikleri Nelerdir?
Piyasada fazlasıyla otel yönetim sistemi bulunsa da, oteliniz için doğru özelliklere sahip olanı belirlemekle işe başlayabilirsiniz. Bunu göz önünde bulundurarak, aşağıda aranacak en önemli 11 özelliği bulacaksınız.
1) Rezervasyonlar
Mülk yönetim sisteminizin sahip olması gereken ilk ve belki de en belirgin özellik, otel rezervasyonlarını yönetme becerisidir. Bu rezervasyon sistemi, müşterilerin rezervasyon yapabileceği tüm kanallarla entegre olabilmeli ve kendi personelinizin güncel envanter bilgilerine erişimini sağlamalıdır.
Size en uygun ürün hakkında ayrıntılı bilgiye ulaşabilirsiniz.
Otel personeli, hangi odaların ne zaman rezerve edildiğini bulmak için PMS sistemini kullanabilir. Bazı PMS sistemleri, diğer otel hizmetleri için de benzer işlevsellik sağlarken; zincir oteller için, tüm mülk portföyünden rezervasyon bilgilerine erişmesi gerekebilir.
2) Ön Büro İşlemleri
PMS yazılımınız, ön büro personelinin bir dizi önemli işlevini de yerine getirmesine yardımcı olur. Personel, otel yazılımını kullanarak tesis içindeki belirli odaların durumuna ve rezervasyonlara ilişkin güncel bilgilere erişebilir ve bu tür bilgileri manuel olarak güncelleyebilir.
Örneğin, personelin misafirlerin oda değiştirmesine ve ya oda bilgilerini güncellemesine yardımcı olması, konukların giriş ve çıkışlarını manuel olarak yapması ve anahtar kartları vermesi de mümkündür.
3) Kanal Yöneticisi
Otelinizin rakipleri ile rekabet içinde kalabilmesi için; otel odalarınızın rezervasyonları, web siteniz, telefon ve ya online seyahat acenteleri aracılığıyla yapılabilmelidir. Bu çeşitli kanalları etkili şekilde yönetilebilmek, karışıklıklardan doğacak olumsuz müşteri geri dönüşlerine engel olmak için oldukça önemlidir.
PMS yazılımı, kanal yönetimi işlevlerini içererek, odaların birden fazla kanalda kullanılabilir olmasını ve envanter bilgilerinin her zaman güncel olmasını sağlayacaktır.
4) Gelir Yönetimi
Otel yönetimi yazılımınız için bir diğer önemli özellik, gelir yönetimi işlevselliğidir. Bu, otel yöneticilerinin ve diğer personelin, ADR (ortalama günlük ücret), RevPAR (mevcut oda başına gelir) ve GOPPAR (mevcut oda başına brüt işletme karı) gibi temel performans göstergelerini kullanarak otelin performansını değerlendirmesine yardımcı olur.
PMS sistemi size fiyat planı yönetimi sunacaktır. Basitçe ifade etmek gerekirse, otelinizin hızlı bir şekilde oda fiyatı planı oluşturup yürürlüğe koymasına olanak tanıyarak, personelin talep değişikliklerine daha kolay yanıt vermesini sağlayacaktır. Bu değişiklikler sezona, yerel durumlara ve diğer çeşitli dış faktörlere bağlı olabilir.
5) Check-In İşlevselliği
Dijital check-in işlevi, PMS pazarında popülaritesi hızla artan bir özelliktir. Bu, kredi kartlarının önceden onaylanmasına olanak tanıyarak mobil uygulama sayesinde konukların, resepsiyon alanında bir self-servis check-in makinesi kullanarak check-in yapmasına olanak tanır.
Ardından PMS otomatik olarak senkronize olur ve check-in ve doluluk bilgilerini güncel tutar. Avantajları arasında hız artışı, uygulama aracılığıyla müşterilerle iletişim ve ek satış ve çapraz satış fırsatları bulunur.
6) Müşteri Verileri
Otelcilik sektörü giderek daha fazla veri odaklı hale geliyor ve bu, müşterilerle ilgili bilgilerin saklanması anlamına geliyor. Bu nedenle, PMS sisteminiz; personelin, iletişim bilgileri, müşterilerin otelde kaldığı tarihleri, hangi misafirlerin hangi odada olduğu vb. bilgileri almasına olanak tanıyan bir müşteri veri yönetimi işlevi içermesi önemlidir.
Müşteri bilgileri daha sonra ister çevrimiçi ister şahsen edinilmiş olsun, tek bir yerde konsolide edilebilir ve PMS sistemi CRM yazılımınızla bile entegre edilebilir.
7) Housekeeping
PMS sistemleri, aynı zamanda temizlik görevlerinin etkili bir şekilde yönetilmesine de izin verecektir. Bu tür bir işlevsellik personelin, odaların durumunu ve temizlenmiş olup olmadıklarını takip etmesine izin vermek ve temizlik personeline belirli görevlerin atanması gibi işlevleri kapsar.
PMS Sistemleri; tabletlerin veya mobil cihazların ana sisteme bağlanmasına da izin verecektir. Bunun faydası, temizlik personelinin ilerledikçe ilerlemelerini güncelleyebilmeleri, daha güncel bir durum raporu sunabilmeleridir.
8) Üçüncü Taraf Entegrasyonları
Bir PMS sistemi hepsi bir arada bir çözüm olacak şekilde tasarlanırken, gerçek şu ki birçok otel PMS'lerinin yanında başka yazılım çözümlerini de kullanacak. Bu nedenle, mülkünüz için en iyi otel yönetimi yazılımını seçerken üçüncü taraf entegrasyonları önemli bir husustur.
Otel sahiplerinin aradığı en yaygın üçüncü taraf entegrasyonlarından bazıları, küresel dağıtım sistemleri, çevrimiçi seyahat acenteleri, merkezi rezervasyon sistemleri ve otel muhasebesi çözümleridir.
9) Fatura ve Ödeme Seçenekleri
Bir otel yönetim sisteminin bir dizi farklı ödeme seçeneği sağlaması önemlidir. Bu, bir kredi kartı veya banka kartı kullanılarak çevrimiçi olarak yapılan rezervasyonlar için e-ödeme işlemini içermelidir. Yazılım ayrıca onay e-postalarının hızlı bir şekilde gönderilmesine de izin vermelidir.
Ayrıca, yazılımın müşteriler için fatura veya makbuz oluşturma kabiliyetine sahip olması gerekir, böylece bunlar check-out sırasında veya ek ücretli otel hizmetlerinden herhangi biri kullanıldıktan sonra kolayca düzenlenebilir.
10) Satış Noktası Hizmetleri
Otelinizdeki ekstra olanak, hizmet ve satış noktalarında meydana gelen çeşitli işlemlerin, check-out sırasında misafirin faturasına eklenmesi gerektiği durumlarda, satış noktası hizmetlerini içeren bir otel yönetim sistemi hayati bir katkı olacaktır.
Otel restoranı, spor salonu veya spadaki personel, işlemleri yönetmek ve bireysel misafirlerin faturasını güncellemek için yazılımı kullanabilmelidir. Aynı şey oda servisi için de geçerli olmalıdır. Bunun yararı, işlemlerin o anda halledilebilmesi ve hataları azaltmasıdır.
11) Raporlar
Son olarak, otel yönetimi yazılımınız otomatik rapor işlevselliği içermelidir. Bu, otel personelinin en son verilere dayalı olarak raporlara hızla erişmesine olanak tanıyarak; otel performansı, finansal bilgiler veya otel yönetimi görevleri ve süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
Mevcut ve geçmiş verilerinizin ışığında, otelinizin geleceğiyle ilgili kararları kolayca alabileceğiniz europrotel Business Intelligence, işinizle ilgili tüm finansal ve istatiksel bilgiye kolayca ulaşmanızı sağlar.
Örneğin, son iki yıldaki otel doluluk oranları veya belirli bir dağıtım kanalının performansı hakkında bir raporu yazılım üretebilecektir. Benzer şekilde, muhasebe ve vergi beyannamesi verme amaçları için veya sadece karar vermeye yardımcı olmak için finansal raporlar üretilebilir.
Görülmemiş entegrasyonlar, modüller ile en iyi otel teknolojileri sunabilen bir PMS sistemimiz ile ilgili ayrıntılı bilgi almak için bize ulaşın.
