Kişisel Veriler

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Dijital Otel Yönetim Bilişim Sistemleri A.Ş. (Europrotel) olarak, müşterilerimizin, web sitesi ziyaretçilerimizin ve iş ilişkisi içerisinde olduğumuz diğer kişilerin kişisel verilerinin korunmasına büyük önem veriyoruz. Bu metin, Europrotel’in kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusundaki politikasını ve uygulamalarını açıklamaktadır.

Veri Sorumlusunun Kimliği

KVKK uyarınca “Veri Sorumlusu”, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen tüzel kişidir. Bu kapsamda veri sorumlusu:

Dijital Otel Yönetim Bilişim Sistemleri A.Ş.
Adres: Kültür Mah, Şevket Özçelik Sk. No:30/6 Erel Apartmanı Alsancak/İZMİR, Türkiye
Telefon: +90 212 347 8052 | +90 232 463 7920
E-posta: bilgi@www.europrotel.com

Europrotel, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak işleyeceğini beyan eder.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Europrotel tarafından toplanan kişisel veriler, aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenebilmektedir:

• Hizmet ve Operasyonel Amaçlar: Europrotel’in sunduğu yazılım kiralama, analiz, eğitim ve danışmanlık hizmetleri kapsamında gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi. Örneğin, yazılım kiralama hizmeti alan müşterilerimizin kayıtlarının oluşturulması, hizmetin ifası ve teknik desteğin sağlanması için kimlik ve iletişim verilerinin kullanılması.
• Destek ve İletişim: Web sitemiz üzerinden iletilen destek talepleri ve demo istekleri gibi başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması. Bu amaçla, talepte bulunan kişiyle telefon, e-posta veya çevrimiçi toplantı yoluyla iletişime geçilerek gerekli bilgilendirmenin ve yardımın sağlanması. Kullanıcıların ilettiği sorunların çözümü ve ürün demo sunumlarının gerçekleştirilmesi amacıyla iletişim ve talep içeriğine dair veriler kullanılmaktadır.
• Müşteri İlişkileri Yönetimi: Mevcut veya potansiyel müşterilerle ilişkilerin yönetimi, müşteri memnuniyetinin takibi ve arttırılması. Örneğin, müşterilerimize sunulan hizmet kalitesinin ölçülmesi, memnuniyet anketleri yapılması veya geri bildirim talep edilmesi. Bu kapsamda, müşteriye ait iletişim geçmişi ve hizmet kullanım bilgileri işlenebilmektedir.
• Pazarlama ve Tanıtım: Açık rıza vermiş olmanız halinde, Europrotel ürün ve hizmetleriyle ilgili pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, yeni ürün/hizmet duyurularının veya kampanyaların iletilmesi. Bu amaçla, e-posta adresinize bülten gönderimi veya telefonunuza bilgilendirme yapılması söz konusu olabilir. Pazarlama amacıyla veri işleme, sadece ilgili kişinin onayıyla gerçekleştirilir ve istenildiğinde bu iletiler için ret hakkı her zaman kullanılabilir.
• Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: İlgili mevzuatın gerektirdiği veya yetkili kurum ve kuruluşların talep ettiği durumlarda gerekli bilgilerin sağlanması. Örneğin, yasal düzenlemeler uyarınca belirli kayıtların tutulması, fatura ve finansal evrakların muhafazası, resmi mercilerin bilgi taleplerine cevap verilmesi gibi amaçlarla kişisel veriler işlenebilir.
• İç Denetim ve Raporlama: Şirket içi raporlama, denetim ve analizlerin gerçekleştirilmesi. Bu kapsamda, hizmet kalitesini artırmak ve operasyonel verimliliği sağlamak amacıyla anonimleştirilmiş veriler üzerinden istatistiksel değerlendirmeler yapılabilir. Gerekli görüldüğünde kişisel veriler, kötüye kullanımın önlenmesi veya şirket politikalarına uyumun sağlanması için iç soruşturmalar kapsamında da değerlendirilebilir.
• Güvenlik: Europrotel ofisleri, bilgi sistemleri ve web sitesi güvenliğinin temini. Fiziksel lokasyonlarımızda alınan kamera kaydı gibi güvenlik önlemleri veya web sitemize yapılan erişimlerin loglanması yoluyla elde edilen veriler, güvenlik ihlallerini önlemek ve tespit etmek amacıyla işlenir. Aynı şekilde, telefonla gelen çağrıların kayıt altına alınması, hem hizmet kalitesinin denetimi hem de gerektiğinde delil olarak kullanılması amaçlarıyla gerçekleştirilmektedir (bkz. aşağıda “Telefon Görüşmelerinin Kaydedilmesi”).

Telefon Görüşmelerinin Kaydedilmesi

Europrotel’e ait destek hattını veya genel iletişim numaralarını aradığınızda, telefon görüşmeleriniz kayıt altına alınabilir. Bu uygulamanın temel amaçları şunlardır:

• Hizmet kalitesini artırmak ve sunulan desteği geliştirmek (çağrıların eğitim ve iyileştirme amaçlı incelenmesi),
• Görüşme içeriklerini daha sonra değerlendirerek herhangi bir uyuşmazlık durumunda delil olarak kullanmak,
• Şirket içi denetim ve kontrol süreçlerini gerçekleştirmek,
• İlgili yasal mevzuatın gerektirdiği hallerde yükümlülükleri yerine getirmek.

Görüşme kayıtları, gizlilik prensiplerine uygun biçimde saklanır ve sadece sınırlı sayıdaki yetkili personel tarafından, belirtilen amaçlar doğrultusunda erişilebilir. Bu kayıtlar, amaçların gerektirdiği süre boyunca (genellikle kayıt tarihinden itibaren 2 yıl süreyle) güvenli bir şekilde muhafaza edilir ve süre sonunda periyodik imha süreçlerimiz kapsamında silinir veya anonimleştirilir. Telefon görüşmeniz başlamadan önce, kayıt alınacağı hususunda sizi bilgilendiren bir anons duyacaksınız; bu anons, KVKK’nın 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün bir parçasıdır.

İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Europrotel tarafından, yukarıda belirtilen amaçlara uygun olarak farklı kategorilerde kişisel veri işlenmektedir. İşlenen başlıca kişisel veri kategorileri şunlardır:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası gibi kullanıcının kimliğini belirlemeye yönelik veriler (genellikle hizmet sözleşmeleri veya faturalandırma süreçlerinde gerekebilmektedir).
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah veya iş adresi gibi kişinin ulaşılabilmesini sağlayan veriler. Bu veriler, destek ve iletişim faaliyetleri kapsamında talep sahibine geri dönüş yapmak için işlenir.
• Müşteri İşlem Bilgileri: Alınan hizmete ilişkin detaylar, talep ve şikayet kayıtları, destek çağrıları, demo talepleri, sipariş bilgileri, fatura ve ödeme bilgileri gibi müşterinin Europrotel ile olan işlemlerine dair veriler.
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Web sitesi giriş çıkış kayıtları, IP adresi, oturum çerezi bilgileri, şifre ve parola gibi sistem güvenliğine ilişkin veriler. Bu veriler, sistemlerimizin güvenliğini sağlamak ve kötü niyetli girişimleri tespit etmek için işlenir.
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Ofislerimizi ziyaret ettiğinizde alınan kamera kayıtları veya telefon görüşmelerinizin ses kayıtları gibi veriler bu kapsama girebilir. Yukarıda belirtildiği üzere, bu kayıtlar güvenlik ve kalite amaçlarıyla sınırlı olarak tutulur.
• Özlük ve Mesleki Veriler (Sınırlı Hallerde): Europrotel ile iş başvurusu yapanların veya iş birliği kapsamında iletişimde bulunulan üçüncü kişilerin (örneğin iş ortağı firma yetkilileri) mesleki unvan, çalışma geçmişi gibi verileri de iletişim ve değerlendirme amaçlı işlenebilir. Bu tür veriler, genel müşteri işlemlerinden ziyade spesifik iş ve insan kaynakları süreçlerinde ortaya çıkmaktadır.

Yukarıdaki kategoriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (örneğin din, sağlık bilgileri, biyometrik veriler gibi) Europrotel tarafından kesinlikle toplanmamaktadır ve kullanıcılar da bu tür bilgileri sunmamaları konusunda uyarılır. İş süreçlerimiz gereği yalnızca yukarıda sayılan kapsamda ve ölçülü veriler temin edilir.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Europrotel, kişisel verilerin aktarılması konusunda Kanun’un öngördüğü ilkelere uygun hareket etmektedir. İşlenen kişisel veriler, aşağıdaki durumlar ve taraflar dışında üçüncü kişilere aktarılmamaktadır:

• Hizmet Sağlayıcıları ve İştirakler: Yukarıdaki Gizlilik Politikası bölümünde de açıklandığı gibi, Europrotel’in iş süreçlerini yürütmek üzere hizmet aldığı tedarikçiler (ör. sunucu barındırma, veri depolama, teknik destek hizmeti veren firmalar) ve Europrotel grup şirketleri ile, işin gerektirdiği ölçüde veri paylaşımı yapılabilir. Bu durumda, aktarım yapılan tarafların da verilerin gizliliğini ve güvenliğini koruması sözleşmelerle teminat altına alınmıştır.
• Yasal Yükümlülükler Kapsamında: Kanunlarda açıkça öngörülmesi veya yetkili yargı/idari makamların talebi üzerine, hukuki süreçler kapsamında gerekli görülen kişisel veriler ilgili mercilere aktarılabilir. Örneğin, bir mahkeme kararı gereğince belirli kayıtların sunulması veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun incelemeleri çerçevesinde talep edilen bilgi ve belgelerin iletilmesi gibi durumlar söz konusu olabilir.
• İş Transferi: Europrotel’in bir başka şirket ile birleşmesi, devredilmesi veya varlık devri gibi kurumsal değişikliklerde, kişisel veriler de devralan tarafa aktarılabilir. Böyle bir aktarım söz konusu olduğunda, verilerin yeni tarafta da en az mevcut koruma seviyesine tabi olması sağlanacaktır ve ilgili kişiler bu değişimden haberdar edilecektir.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması konusunda, Europrotel şu an için yurt dışına bir veri aktarımı yapmamaktadır. Eğer ileride yurt dışı sunucular kullanılması veya yurt dışındaki iş ortaklarıyla veri paylaşımı gündeme gelirse, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca gerekli izinler alınmadan ve yeterli koruma sağlanmadan böyle bir aktarım yapılmayacaktır.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Toplanma Yöntemleri: Kişisel verileriniz, Europrotel ile kurduğunuz ilişkiye bağlı olarak farklı yöntemlerle toplanabilir:

• Web sitemizde doldurduğunuz formlar (iletişim, destek, demo formları vb.) aracılığıyla elektronik ortamda,
• Telefon ile bizimle iletişime geçtiğinizde sözlü olarak (destek hattı görüşmeleri, müşteri temsilcileriyle yapılan görüşmeler),
• Europrotel ile imzaladığınız basılı sözleşmeler, teklif formları, sipariş formları aracılığıyla fiziki ortamda,
• Şirketimize gönderdiğiniz e-postalar, yazışmalar veya kartvizit, broşür gibi materyaller üzerinden,
• Ofislerimizi ziyaret ettiğinizde kamera kayıt sistemleri vasıtasıyla görsel olarak,

doğrudan sizlerden veya yeri geldiğinde yetkilisi olduğunuz kurumlardan temin edilebilir.

Hukuki Sebepler: Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen veri işleme şartlarına dayanarak işlenmektedir. Temel hukuki sebeplerimiz şunlardır:

• Kanunlarda Öngörülmesi: Bazı verilerinizin işlenmesi açıkça kanuni yükümlülüklerimiz kapsamında olabilir (örneğin Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereği fatura üzerinde kimlik ve iletişim bilgilerinin bulundurulması).
• Sözleşmenin Kurulması veya İfası: Bir hizmet sözleşmesi akdetmemiz veya mevcut sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olarak gerekli olması halinde verileriniz işlenir. Örneğin, yazılım kiralama hizmeti sunmak için kişisel bilgilerinizin alınması ve sistemlerimize tanımlanması bu kapsamdadır.
• Açık Rıza: Pazarlama amaçlı iletişim, e-bülten gönderimi gibi konularda sizden açık rıza talep edebiliriz. Açık rıza verdiğiniz hallerde, bunun kapsamına giren veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilecektir. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri çekme hakkınız bulunmaktadır.
• Hukuki Yükümlülük: Şirketimizin tabi olduğu yasal yükümlülüklerin gereği olarak işlenmesi zorunlu veriler bulunmaktadır. Örneğin, bir adli makam talebi üzerine belirli log kayıtlarının saklanması veya paylaşılması, hukuki yükümlülüğümüz gereği yapılır.
• Meşru Menfaat: Europrotel’in sunulan hizmetlerin kalitesini artırma, ticari faaliyetlerini geliştirme, güvenliğini sağlama gibi konulardaki meşru menfaatleri için veri işlenmesi gerektiğinde ve bu işlem temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermediği ölçüde, açık rızanıza dayanmadan veri işleyebiliriz. Örneğin, çağrı kalitesini izlemek için telefon kayıtlarının alınması veya Site kullanım istatistiklerinin tutulması meşru menfaatimize dayanan işlemlerdir.

Her durumda, kişisel verileriniz işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde toplanmakta ve işlenmektedir. Gereksiz veya amaç dışı veri işleme yapılmaması temel prensiplerimizdendir.

Kişisel Veri Sahibinin (İlgili Kişinin) Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahipleri (ilgili kişiler), Europrotel’e başvurarak kendileriyle ilgili aşağıdaki hakları kullanabilirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme: Europrotel’in sizinle ilgili kişisel veri işleyip işlemediğine dair bilgi talep edebilirsiniz.
2. İşlenen veriler varsa bunlara ilişkin bilgi talep etme: Tarafımızca işlenen kişisel verileriniz hakkında bilgi alma hakkınız vardır. (Hangi verileriniz tutuluyor, hangi amaçla kullanılıyor gibi.)
3. İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme: Kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiğini ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
4. Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme: Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü taraflar (iş ortakları, tedarikçiler, yasal merciler vb.) hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
5. Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme: Kişisel verilerinizde hata veya eksiklik varsa düzeltilmesini talep edebilirsiniz. (Örneğin adınızda yazım hatası varsa düzeltilmesini isteme hakkınız bulunur.)
6. KVKK’nın 7. maddesi kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme: Kişisel verilerinizin, işleme sebeplerinin ortadan kalkması halinde silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteyebilirsiniz. (Belirli şartlara tabi olarak “unutulma hakkı” olarak da bilinir.)
7. (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme: Verilerinizin düzeltilmesi veya silinmesi yönündeki talepleriniz yerine getirildiğinde, bunların verilerin aktarıldığı üçüncü taraflara da bildirilmesini talep etme hakkınız vardır.
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme: Örneğin otomatik sistemler üzerinden bir profil çıkarılması ve bunun olumsuz bir sonuca yol açması durumunda, bu sonuca itiraz edebilirsiniz.
9. Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme: KVKK’ya aykırı veri işleme nedeniyle bir zarara uğradığınızı düşünüyorsanız, bu zararın tazminini talep etme hakkınız bulunmaktadır.

Hakların Kullanımı ve Başvuru Yöntemi

Yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, yazılı olarak Europrotel’e iletebilirsiniz. Başvurunuzu iletirken kimliğinizi tespit edici bilgiler ile kullanmak istediğiniz hakkınıza dair detaylı açıklamaları içerir bir dilekçe hazırlayarak, aşağıdaki yöntemlerden biriyle bize ulaştırabilirsiniz:

• Posta Yoluyla: Yazılı dilekçenizi, kimlik fotokopiniz ile birlikte şirketimizin İstanbul ofis adresine (Trump Towers, Kuştepe Mah. Mecidiyeköy Yolu Cad. No:12 Kule 2 Kat:18, Şişli/İstanbul) iadeli taahhütlü posta veya kurye ile gönderebilirsiniz. Zarfın üzerine “KVKK Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi not düşmeniz işlemlerin hızlanmasını sağlayacaktır.
• E-Posta Yoluyla: Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresinizden, şirketimizin kayıtlı KEP adresine veya bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak bilgi@www.europrotel.com adresine taleplerinizi iletebilirsiniz. E-posta’nın konu kısmına “KVKK Bilgi Talebi” yazabilirsiniz.
• Bizzat Başvuru: Şirketimize bizzat gelerek, kimliğinizi ibraz edip başvurunuzu elden teslim edebilirsiniz. Bu durumda başvurunuzun alındığına dair size bir alındı belgesi verilecektir.

Europrotel, KVKK’nın 13. maddesi uyarınca, başvurularınızı en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Başvurunuzdaki taleplerinizi yerine getirmeden önce kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir; bu maksatla ek bilgi talep edebiliriz.

Talebiniz kabul edilir ise gereği yerine getirilecek, reddedilirse gerekçesi tarafınıza bildirilecektir. Başvurunun Europrotel’in hatasından kaynaklanması hali hariç, cevabın ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda KVK Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan talep edilebilir.

Kişisel verilerinizin korunması ve haklarınızın kullanımı konusunda daha detaylı bilgi almak isterseniz, Aydınlatma Metnimizi de inceleyebilirsiniz. Europrotel, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerine tam uyum için gereken tüm idari ve teknik tedbirleri almayı sürdürmektedir.